Tipos de documentos de transporte necesarios para envíos internacionales

Desde un punto de vista logístico, la base de cualquier operación de transporte es la documentación. Según el caso, el tipo de documentos aduaneros necesarios para envíos de exportación e importación pueden ser diferentes. No obstante, hay algunos documentos requeridos para el transporte internacional que el remitente debe conocer, independientemente de la clase de bienes enviados o de su destino. Continúe leyendo para saber más sobre los principales tipos de documentos de transporte necesarios para la exportación/importación, así como los que necesitará cuando organice sus envíos con Eurosender.

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Documentos generales de envío

Conocimiento de Embarque (Bill of Lading)

El conocimiento de embarque es uno de los documentos de embarque internacional más importantes en la industria logística, sin importar si las mercancías se envían por tierra, mar o aire. Pero, ¿qué es exactamente el conocimiento de embarque? Es un contrato establecido entre la empresa de transporte y el remitente que sirve como confirmación y prueba de que el envío ha sido recogido de forma satisfactoria por la empresa de transporte y será transportado por ésta hasta el destino acordado. En este documento figuran las partes del acuerdo de transporte, así como la naturaleza, el peso y el número/volumen de las mercancías enviadas.

Seguro de transporte / Certificado de seguro

Independientemente del modo de transporte elegido (por carretera, ferroviario, aéreo, marítimo), los bienes están expuestos a muchos riesgos durante el envío, tales como daños, pérdida, deterioro, etc. Por ello, es esencial que el remitente tenga un seguro de transporte como parte de sus documentos de transporte de carga, en el que se defina claramente el alcance de los riesgos cubiertos. El remitente suele establecer un contrato de seguro de transporte a través de la propia empresa encargada de realizar el envío, o bien con una compañía de seguros especializada en el transporte.

Un documento que especifica el tipo y el tamaño de la cobertura del seguro de transporte se denomina certificado de seguro de transporte. El certificado también contiene información sobre los tipos de bienes que se van a asegurar, el destino de su envío y especifica los términos y condiciones del seguro de transporte.

Factura comercial

Una factura comercial forma parte de la documentación de embarque requerida para las actividades de exportación/importación. Este documento ayuda a que sus artículos puedan cruzar la frontera, ya que uno de los documentos para el despacho aduanero. Una factura comercial debidamente completada permite a las autoridades aduaneras decidir rápidamente qué impuestos y derechos de importación se aplican a sus productos y ayuda a evitar retrasos. Este documento es sin duda necesario para envíos internacionales, ya que contiene la mayoría de los detalles relativos al envío de sus productos y todas las partes implicadas en este proceso: nombres y direcciones del exportador y del importador, descripción detallada de los artículos enviados, el motivo de su exportación, país de fabricación de los artículos y los códigos del Sistema Armonizado que se utilizan para la clasificación de los productos comercializados.

Etiquetas de envío

Las etiquetas de envío (o etiquetas de transporte) son probablemente los documentos de transporte más utilizados en la industria logística, ya que se usan en los envíos estándar y en los de carga. En algunos países también se las denomina número de guía aérea (Air Waybill o AWB). Las etiquetas de transporte muestran información esencial que permite a la empresa de transporte entregar los envíos desde el punto de recogida hasta su destino final. Dicha información clave incluye la dirección del remitente y del destinatario, la fecha de recogida, el número de artículos enviados, su peso y el número de seguimiento. La etiqueta de transporte contiene el nombre de la empresa que llevará a cabo el servicio y también puede especificar el contenido, especialmente si se trata de un envío internacional. El número de guía aéreo o AWB también incluye la información sobre el método de envío (por ejemplo, exprés, estándar, etc.) elegido por el remitente para que la empresa de transporte pueda asegurarse de que el servicio que se ha pagado se está prestando de forma correcta. A diferencia de otros tipos de documentos de transporte, las etiquetas de envío tienen que estar físicamente adheridas a los paquetes o a cualquier otro tipo de carga que se esté transportando.

Carta de instrucciones del remitente (SLI)

La carta de instrucciones del remitente (SLI) es uno de los documentos de transporte de carga. Es un documento que el exportador proporciona a la empresa de transporte con todas las instrucciones sobre cómo y dónde se entregarán los bienes enviados. Permite a la empresa de transporte actuar como agente de expedición autorizado para el control de la exportación y las aduanas. Los documentos de la SLI pueden variar de una empresa a otra, pero suelen incluir los siguientes detalles:

  • Nombre del remitente y del destinatario y su información de contacto;
  • Información de la ruta (método de transporte y punto de destino);
  • Descripción de la mercancía;
  • Peso y dimensiones del envío;
  • Incoterms.

Encontrará más detalles sobre el SLI consultando la entrada de nuestro blog sobre este tema.


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Documentos necesarios para envíos internacionales con Eurosender

En Eurosender siempre intentamos satisfacer al máximo las necesidades de nuestros clientes y hacer que todo el papeleo para el envío a través de nuestra plataforma sea lo más simple y sencillo posible. Hemos digitalizado y automatizado prácticamente todos los procesos que antes se hacían en papel, introduciendo un modelo de operación e-logística para llevar la experiencia de nuestros clientes con nosotros a un nuevo nivel, haciendo que las cosas funcionen mejor y más rápido. Sabiendo esto, descubra qué tipos de documentos de transporte suelen acompañar a sus envíos con Eurosender.

Confirmación de reserva para el servicio de envío seleccionado

Una vez que haya hecho un pedido en nuestro motor de reservas y haya pagado por el servicio, recibirá una confirmación de su pedido en la dirección de correo electrónico que nos proporcionó. Dicho mensaje de confirmación incluirá el nombre del servicio que ha seleccionado y las instrucciones sobre los siguientes pasos a seguir (cómo preparar y empaquetar su envío, etc.). Además, se le notificará por correo electrónico sobre el progreso de su envío o cualquier cambio (por ejemplo, su envío llegó a la dirección de entrega, su pedido fue cancelado por algún motivo, etc.).

Prueba de recogida / Prueba de entrega

La prueba de recogida es un documento que confirma la recogida de un envío por parte de la empresa de transporte y está firmado por el remitente. La prueba de entrega es un documento similar firmado por el destinatario que confirma que el paquete fue entregado en su destino final. En caso de que necesite alguno de estos documentos de envío, Eurosender se lo mandará a su dirección de correo electrónico.

Factura por los servicios de envío prestados

Entre otros documentos de transporte, uno de los más importantes que puede necesitar, especialmente si está operando como cliente de negocios en Eurosender, es la factura por los servicios prestados. Al reservar un servicio de transporte con Eurosender, recibirá una factura en su dirección de correo electrónico en un plazo de 24-48h tras la finalización del pedido.

Si desea que se le emita la factura con los datos de su empresa, primero tendrá que crear una cuenta comercial de forma gratuita. Después de esto, simplemente inicie una sesión y haga el pedido de forma normal; ya que la cuenta contiene sólo la información de su empresa, las facturas se emitirán automáticamente con todos los detalles necesarios.


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¿Qué servicios de envío ofrece Eurosender?

Dependiendo de las características y la urgencia de su envío, puede elegir una opción de transporte que mejor se adapta a sus necesidades de transporte:
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Seguro de transporte de Eurosender

En Eurosender entendemos lo importante que es que nuestros clientes se sientan seguros a la hora de transportar sus bienes. Por ello, ofrecemos diferentes opciones de seguro para sus envíos, donde la cobertura máxima depende del servicio que elija para el transporte de su envío. Si lo necesita, puede adquirir una cobertura de seguro de transporte adicional con nosotros a un precio asequible. Para obtener información más detallada sobre el seguro de transporte de Eurosender, por favor consulte nuestra página dedicada.

Nota de crédito

En caso de que cancele su pedido con Eurosender antes de que su envío sea recogido por la empresa de transporte o que su reclamación a Eurosender sea aceptada (por ejemplo, por daños o pérdida), recibirá un correo electrónico con toda la información relevante sobre su pedido cancelado o su reclamación. Este correo electrónico también incluirá una nota de crédito, un documento que confirma que recibirá el reembolso correspondiente a sus gastos o su envío.

Factura proforma

Una factura proforma es uno de los documentos de envío necesarios para la exportación/importación. No obstante, este documento no tiene el valor financiero y legal de una factura ordinaria, pero sirve como ejemplo de cómo va a ser la factura real. ¿Para qué se utiliza una factura proforma? Algunas empresas la exigen antes de hacer un pago por adelantado, para estar seguros de qué transacción se va a pagar.

Además de esto, cuando se envía con Eurosender, una factura proforma puede ser usada como uno de los documentos para el despacho de aduanas. Es posible que la necesite cuando envíe su paquete a través de nuestro servicio exprés entre dos países que comparten frontera. Con toda la información relevante sobre su envío, una factura proforma debidamente cumplimentada ayudará a que su envío pase sin problemas el control fronterizo. Este documento no es necesario en general, aunque sí para los envíos internacionales en la Unión Europea.

Una vez haya realizado un pedido usando el servicio exprés, recibirá un enlace para rellenar algunos detalles que se utilizarán para emitir una factura proforma como parte de la documentación de despacho de aduanas. Una vez completado, recibirá su factura proforma en su dirección de correo electrónico. Tendrá que imprimirla y entregarla al mensajero cuando recoja su envío.

Documentos de transporte internacional adicionales

Cuando envíe sus artículos fuera de la Unión Europea a través de nuestra plataforma, es posible que se le requieran documentos de envío adicionales para la exportación/importación como parte de los procedimientos de control aduanero. Esos documentos adicionales pueden ser, por ejemplo, una factura de compra de los productos enviados o un certificado de autenticidad de los bienes enviados. Sin embargo, dicha documentación adicional depende de cada caso particular (tipos de bienes transportados o país de recogida y entrega).