Documentos de Envío para el Transporte Internacional

Tipos de documentos de transporte necesarios para envíos internacionales

Según el caso, el tipo de documentos necesarios para los envíos internacionales varía. Lea más sobre los documentos para el envío internacional de paquetes o la exportación e importación de mercancías. Hemos preparado esta guía sobre los documentos requeridos para el transporte internacional que el remitente debe conocer. Continúe leyendo para saber más sobre los principales tipos de documentos de transporte y envío necesarios para la exportación/importación, así como los documentos generales de envío que necesitará cuando envíe paquetes o carga con Eurosender.

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DOCUMENTOS DE ENVÍO Y TRANSPORTE

Documentos de transporte internacional de paquetes y mercancías

Factura proforma

La factura proforma es un documento requerido para los envíos internacionales con Eurosender. Esta factura se generará cuando finalice el proceso de reserva. Tendrá que rellenar los detalles y entregarla al mensajero. Esta factura se puede usar como documento aduanero. Tenga en cuenta que la factura proforma y las etiquetas de transporte deben contener la misma información.

La factura proforma debe contener:

  • Una descripción detallada de los artículos del paquete (no solo caminsetas sino “camiseta de algodón, marca X, blanca, talla M)
  • Tipo de exportación (permanente, para reparar, temporal)
  • El valor declarado del artículo (el valor monetario sin incluir IVA)
  • Cantidad de artículos
  • El peso total del paquete
  • El país de origen del artículo (dónde se ha producido)
  • La razón de la exportaciín (regalos, envío comercias, muestras, para reparar…)
  • Código HS (Harmonised System) para clasificar el artículo

Factura comercial

Tendrá que preparar una factura comercial o una factura proforma u otra declaración (CN22/CN23), dependiendo de quién haga el envío. Para bienes comerciales, el remitente tiene que preparar una factura comercial, además del resto de documentos aduaneros. Este documento ayuda a las autoridades aduaneras a determinar los impuestos y tasas aplicables al envío.

La factura comercial tiene que incluir todos los detalles del artículo:

  • Una descripción detallada de los artículos del paquete (no solo camisetas si no “camiseta de algodón, marca X, blanca, talla M”)
  • Tipo de exportación (permanente, para reparar, temporal)
  • El valor declarado del artículo (el valor monetario sin incluir IVA)
  • Cantidad de artículos
  • El peso total del paquete
  • El país de origen del artículo (dónde se ha producido)
  • La razón de la exportaciín (regalos, envío comercias, muestras, para reparar…)
  • Código HS (Harmonised System) para clasificar el artículo

Certificado de origen

Como vendedor tendrá que preparar un certificado de origen, que suele venir de la cámara de comercio. Este tipo de documento de transporte prueba el país en el que un artículo ha sido obtenido, producido, manufacturado o procesado. Es posible que las autoridades aduaneras le pidan este documento. Cada país puede requerir otros documentos de envío para la importación o exportación dependiendo de la legislación vigente. Es esencial que consulte con los países de recogida, entrega y tránsito antes de enviar.

Etiqueta de envío o albarán

La etiqueta de envío o transporte contiene la información esencial sobre su envío. La etiqueta de transporte o albarán es lo que permite al envío llegar a su destino: contiene las direcciones de recogida y entrega, los detalles del remitente y el destinatario, el número de seguimiento, las cantidades, el contenido del paquete y el peso. También incluye información sobre el tipo de envío y el nombre de la empresa de mensajería. Al contrario que otros documentos de envío la etiqueta de envío o transporte va pegada al paquete.

Formularios CN22/CN23

Los formularios CN22 y CN23 son documentos aduaneros que tienen el mismo propósito que la factura comercial, ayudar a las autoridades aduaneras a establecer el valor de los artículos para poder determinar los aranceles y tasas aduaneras aplicables al envío.

DOCUMENTOS PARA EL TRANSPORTE DE CARGA

Documentos de transporte de carga y mercancías

Packing list o lista de carga

El packing list o lista de carga es un tipo de documento de transporte integral para el transporte de mercancías. Esta lista incluye todos los detalles de la transacción internacional. Por lo general, este documento para el transporte internacional no se usa para el despacho de aduanas, sino que funciona como adición al conocimiento de embarque. Incluye los detalles del remitente y el destinatario, qué artículos están en cada contenedor, las medidas y el peso de los contenedores, las cantidades y características específicas de la carga, los números de identificación y cualquier información adicional necesaria.

Carta de instrucciones del remitente (SLI)

La carta de instrucciones del remitente (SLI) capacita al transportista a actuar en nombre de las partes implicadas en la transacción internacional. Este documento de transporte de carga contiene todas las instrucciones necesarias para que el intercambio se lleve a cabo, incluyendo los detalles del remitente y el destinatario, incoterms, el destino y el origen de los bienes, una descripción del producto, sus medidas y cualquier otra información. Encontrará más detalles sobre el SLI consultando la entrada de nuestro blog sobre este tema.

Conocimiento de embarque interior (Interior Bill of Lading)

El conocimiento de embarque es uno de los documentos para el transporte internacional más importantes en la industria logística, sin importar si las mercancías se envían por tierra, mar o aire. El conocimiento de embarque es un contrato establecido entre la empresa de transporte y el remitente que sirve como confirmación y prueba de que el envío ha sido recogido de forma satisfactoria por la empresa de transporte y será transportado por ésta hasta el destino acordado. En este documento figuran las partes del acuerdo de transporte, así como la naturaleza, el peso y el número/volumen de las mercancías enviadas.

Seguro de transporte / Certificado de seguro

Es esencial que el remitente tenga un seguro de transporte como parte de sus documentos de transporte de carga, en el que se defina claramente el alcance de los riesgos cubiertos. El remitente suele establecer un contrato de seguro de transporte a través de la propia empresa encargada de realizar el envío, o bien con una compañía de seguros especializada en el transporte.
Un documento que especifica el tipo y el tamaño de la cobertura del seguro de transporte se denomina certificado de seguro de transporte. El certificado también contiene información sobre los tipos de bienes que se van a asegurar, el destino de su envío y especifica los términos y condiciones del seguro de transporte
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OTROS DOCUMENTOS

Otros documentos generales de envío

Declaración de mercancías peligrosas

La declaración de mercancías peligrosas contiene toda la información para el transportista y demuestra que la carga sigue todas las regulaciones. El remitente tiene que proporcionar este documento, ya que contiene la información sobre las partes implicadas en la transacción, el número de guía aéreo (o air waybill number), los aeropuertos o puertos de origen y destino, el contenido del envío, la clasificación de los bienes y cualquier otra información necesaria.

Conocimiento de embarque

El conocimiento de embarque o Bill of lading es un documento de transporte con valor contractual que el transportista proporciona como prueba de los servicios proporcionados. El remitente, el transportista y el destinatario deben firmar este documento, que viajará con los bienes.

Cara de porte aéreo

La carta de porte aéreo es un documento que acompaña a las mercancías que se envían por aire y sirve como factura para la aerolínea y como contrato entre la aerolínea y el remitente. Este documento incluye los detalles del contenido del envío, los términos y condiciones, el remitente y el destinatario y demás información.

Prueba de recogida / Prueba de entrega

La prueba de recogida es un documento que confirma la recogida de un envío por parte de la empresa de transporte y está firmado por el remitente.
La prueba de entrega es un documento similar firmado por el destinatario que confirma que el paquete fue entregado en su destino final.

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Tipos de documentos de transporte: preguntas frecuentes

¿Cuál es el documento de transporte que más se utiliza?
Las etiquetas de envío (o etiquetas de transporte) son probablemente los documentos de transporte más utilizados en la industria logística, ya que se usan en los envíos estándar y en los de carga.
¿Qué es el número de guía aéreo?
El albarán para el transporte aéreo se llama número de guía aérea en algunos países. El número de guía aéreo o AWB (Air WayBill) incluye la información sobre el método de envío (por ejemplo, exprés, estándar, etc.) elegido por el remitente para que la empresa de transporte pueda asegurarse de que el servicio que se ha pagado se está prestando de forma correcta. Este número se suele incluir en la etiqueta de envío.
¿Necesitaré documentos adicionales para el transporte internacional?
Cuando envíe sus artículos fuera de la Unión Europea a través de nuestra plataforma, es posible que se le requieran documentos de envío adicionales para la exportación/importación como parte de los procedimientos de control aduanero. Esos documentos adicionales pueden ser, por ejemplo, una factura de compra de los productos enviados o un certificado de autenticidad de los bienes enviados. Sin embargo, dicha documentación adicional depende de cada caso particular (tipos de bienes transportados o país de recogida y entrega).
¿Qué documentos son obligatorios para todos los envíos internacionales?
No todos los tipos de documentos de envío son necesarios para mandar algo a nivel internacional. Para la mayoría de los servicios es necesario tener una factura proforma o comercial, el certificado de origen y la etiqueta. Tenga en cuenta que puede necesitar otros documentos adicionales según los países, el tipo de transporte y la clase de mercancía.
¿Puedo solicitar una factura como empresa?
Al reservar un servicio de transporte con Eurosender, recibirá una factura en su dirección de correo electrónico tras la finalización del pedido. Tendrá que rellenar la factura con sus datos y tenerla preparada para entregarla al transportista en el momento de la recogida.
¿Necesitaré una factura proforma para enviar un paquete al extranjero?
Una factura proforma es uno de los documentos de envío necesarios para la exportación/importación de bienes y mercancías y es posible que la necesite cuando envíe su paquete a través de nuestro servicio exprés entre dos países que comparten frontera.
¿Quién prepara los documentos de importación y exportación?
Por lo general, el remitente debe hacerse cargo de los documentos de importación y exportación y toda la documentación de transporte que se necesite. Sin embargo, el transportista también debe preparar ciertos documentos para el remitente y el destinatario.
¿Qué documentos son esenciales para exportar mercancías?
Los documentos más comunes para la exportación o importación de mercancías son la factura proforma o comercial, la lista de carga o packing list, la carta de porte aéreo, carta de porte y conocimiento de embarque, además de cualquier otra licencia de exportación o importación requerida por los países.
Aviso legal: esta lista de documentos de envío para el transporte fuera de la Unión Europea, pero no es exhaustiva. Es posible que tenga que preparar otros documentos no incluidos en esta lista dependiendo de los países de origen y destino.