Connaître les documents obligatoires pour le transport de marchandises

Les trois types de documents d’expédition logistique

Selon le cas, les types de documents nécessaires pour le transport international de marchandises peuvent être différents. Nous avons donc énuméré ici les différents documents d’expédition logistique qui vous serons nécessaires selon que vous réalisiez une importation, une exportation, un envoi national ou international. Consultez-la pour une livraison simple et sans problème..

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DOCUMENTS POUR COLIS & FRET

Documents d’expéditions pour colis et fret

Facture proforma

La facture proforma est un document nécessaire au transport international. Vous obtiendrez votre proforma après avoir finalisé votre réservation d’envoi. Il vous sera ensuite demandé d’insérer vos informations, d’imprimer la facture proforma et de la remettre au transporteur lorsqu’il viendra chercher votre colis ou fret. Cette facture peut également être utilisée lors du dédouanement, qui sera calculé en se basant dessus. Gardez à l’esprit que la facture proforma et l’étiquette d’expédition doivent contenir les mêmes informations.
La facture proforma est une documentation importante puisqu’elle contient toutes les informations relatives à votre transport, et notamment :

  • La description détaillée du contenu (ne marquez pas « chemises » mais plutôt « chemises en coton taille M »)
  • Le type d’exportation (permanent, temporaire ou restitution de réparation)
  • La valeur du contenu (en excluant la TVA)
  • La quantité
  • Le poids total
  • Le pays d’origine du contenu (le pays de production)
  • La raison de l’export (cadeau, commercial, échantillons, réparation)
  • Les codes de classification douanière du Système Harmonisé (SH)

Facture commerciale

Différents documents de livraison peuvent vous être demandés. Selon qui est l’expéditeur, il vous sera demandé soit une facture proforma, soit une facture commerciale, ou encore d’autres documents d’expédition logistique comme un formulaire CN22 ou CN23. Pour l’expédition de marchandises, des documents de dédouanement et une facture commerciale sont nécessaires. Cela aide les services douaniers à déterminer la taxe et les droits de douanes applicables.

La facture commerciale doit toujours contenir les informations suivantes :

  • La description détaillée du contenu (par exemple, ne marquez pas « chemises » mais plutôt « chemises en coton taille M »)
  • Le type d’exportation (permanent, restitution de réparation ou temporaire)
  • La valeur du contenu (en excluant la TVA)
  • La quantité
  • Le poids total
  • Le pays d’origine du contenu (le pays de production)
  • La raison de l’export (cadeau, commercial, échantillons, réparation)
  • Les codes de classification douanière du Système Harmonisé (SH)

Certificat d’origine

Un certificat d’origine est un document obligatoire en transport de marchandise pour les détaillants, qu’il s’agisse d’une importation ou d’une exportation. Il est généralement remis par la Chambre de Commerce. Ce type de document d’expédition permet de prouver qu’un certain produit a été remis, produit, ou a transité par un certain pays. Il peut être demandé par la douane. Cependant, certains pays peuvent demander des documentations de transport supplémentaires et il est donc nécessaire de vérifier les réglementations du pays concerné.

Etiquettes et récépissés

L’étiquette d’expédition mentionne les informations essentielles sur votre livraison. En d’autres termes, c’est le document de livraison qui lui permet d’arriver à destination. Elle contient généralement toutes les informations nécessaires sur les adresses d’enlèvement et de livraison, les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le numéro de suivi, le nombre de colis, le contenu et le poids. En plus de cela, il est fréquent qu’elle mentionne le nom du transporteur et le service choisi. Contrairement aux autres documents d’expédition logistique mentionnés ici, celui-ci doit être collé au colis.

Déclaration douanière CN22/CN23

La déclaration douanière sert le même objectif que la facture commerciale, c’est-à-dire d’aider les autorités à déterminer les droits de douane et taxes applicables. C’est un document nécessaire au transport international.

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Bordereau d’expédition

Le bordereau d’expédition est un document obligatoire pour le transport de marchandise en cela qu’il inclut tous les détails sur la livraison. Il n’est généralement pas utilisé par les douanes mais plutôt comme un document additionnel au connaissement. Il mentionne des informations sur le destinataire et l’expéditeur, le contenu de chaque conteneur, la quantité, la marque, la taille et le poids de chaque conteneur et d’autres informations relatives.

La lettre d’instruction de l’expéditeur

La lettre d’instruction de l’expéditeur est un document d’expédition de marchandise qui donne le pouvoir au transporteur d’agir au nom des parties contractantes. C’est un document d’exportation essentiel. Il contient toutes les informations nécessaires à la transaction comme les informations sur l’expéditeur et le destinataire, le lieu de départ et d’arrivée, la description du produit, les dimensions, ainsi que d’autres consignes.

Connaissement

En général, l’expéditeur doit remplir le connaissement qui servira de contrat entre les deux partis. Ce document d’exportation énumère les produits transportés, qui finance, le point de collecte et la destination.

Assurance de transport ou certificat d’assurance

L’expéditeur va généralement contracter une assurance avec l’entreprise de transport ou directement auprès d’une compagnie d’assurance spécialisée. Ce document d’expédition spécifique à l’assurance défini la couverture prévue pendant le transport.
Le certificat d’assurance, quant à lui, spécifie le type de couverture pour les produits.

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AUTRES DOCUMENTS

Liste de documents d’expédition logistique

Déclaration de marchandises dangereuses

La déclaration de marchandises dangereuses est un document obligatoire pour le transport de marchandise puisqu’il permet au cargo d’être en accord avec la loi. Elle contient toutes les informations sur l’expéditeur et le destinataire, la lettre de transport aérien le cas échéant, les noms d’aéroports de départ de de destination, le contenu du chargement, la classification, l’emballage et les étiquettes d’expédition.

Connaissement

Le transporteur se doit de fournir le connaissement si demandé, qui a également une nature contractuelle en cela qu’il sert de reçu des services fournis. Ce document de livraison doit être signé du transporteur, de l’expéditeur ainsi que du destinataire, et accompagne les biens transportés.

Lettre de transport aérien

La lettre de transport aérien est un document d’expédition logistique qui accompagne le chargement tout le long de son transport aérien. Elle sert de reçu par la compagnie aérienne, et de contrat entre la compagnie et l’expéditeur. Ce document fourni entre autres les informations sur le chargement, les conditions générales de vente, l’expéditeur et le destinataire.

Preuve d’enlèvement et preuve de livraison (POF)

L’expéditeur doit signer une preuve d’enlèvement qui confirme que la collecte a bien eu lieu. A la fin de la livraison, le destinataire doit signer une preuve de livraison, aussi appelée POD, pour confirmer avoir bien reçu le chargement.

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FAQ : vos questions sur la documentation de transport

Que veulent dire les différents types de documents d’expédition ?
Chaque document de livraison a un objectif qui lui est propre. En général, ces documentations, formulaires, archives et certificats prouvent la validité du transport et qu’il est en accord avec la régulation de chaque pays par lequel il transite. Ils sont aussi essentiels en cas de réclamation ou d’incident durant le transit. Pour certains d’entre eux, ils permettent aussi aux autorités d’effectuer le dédouanement.
Quels sont les documents obligatoires pour le transport international ?
Il est important de prendre en compte que tous ces documents de livraison ne sont pas nécessaires pour un transport international. Dans la plupart des cas, il faut avant tout fournir la facture proforma (ou la facture commerciale), le certificat d’origine ainsi que l’étiquette d’expédition. Gardez à l’esprit qu’une documentation additionnelle peut être demandée, selon les pays de départ et d’arrivée.
Comment obtenir les documents d’expédition logistique ?
Cela dépend du document. Par exemple, lorsque vous envoyez avec Eurosender, nous vous enverrons l’étiquette d’expédition et la facture proforma par email, et vous devrez les remplir et les fournir au transporteur lors de l’enlèvement de votre chargement. De manière générale, certains documents sont remplis par l’expéditeur, tandis que d’autres sont fournis par le transporteur. Vous pouvez consulter les sites des administrations compétentes pour télécharger des formulaires vierges à remplir.
Quels sont les documents obligatoires au transport de marchandises par cargo ?
Les documents d’expédition de marchandises par cargo sont généralement la facture proforma ou la facture commerciale, le bordereau d’expédition et le connaissement. Des licences d’exportations peuvent être requises par certains pays.
Qui doit préparer les documents d’importation et d’exportation ?
De manière générale, l’expéditeur doit fournir les documents d’expédition requis pour l’importation et l’exportation. Il arrive aussi que le transporteur les fournisse. Nous vous recommandons de vérifier cela une fois que vous avez établi une liste des documents nécessaires dans votre cas précis.
Avis de non-responsabilité : La liste de documents d’expédition ci-dessus reflète sans y être limité les documents requis par l’administration de l’Union Européenne. Il peut vous être demandé de fournir une documentation additionnelle, selon la régulation des différents pays du transit.