Guide des documents d’expédition logistique
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DOCUMENTS POUR COLIS & FRET
Documents d’expéditions pour colis et fret
Facture proforma
La facture proforma est un document obligatoire pour le transport de marchandises à l’international. Vous la recevrez après la réservation de votre envoi et devrez la compléter avec vos informations avant de la remettre au transporteur lors de l’enlèvement. Ce document est également utilisé pour le dédouanement, où les taxes et droits de douane sont calculés sur sa base.
Il est crucial que la facture proforma et l’étiquette d’expédition comportent exactement les mêmes informations pour éviter tout problème de transit.
Informations requises sur la facture proforma
- Description précise du contenu (exemple : « chemises en coton taille M » au lieu de « chemises »)
- Type d’exportation (permanent, temporaire, restitution après réparation)
- Valeur du contenu (hors TVA)
- Quantité et poids total des articles
- Pays d’origine du contenu (lieu de production)
- Motif de l’exportation (vente, cadeau, échantillons, réparation)
- Codes douaniers du Système Harmonisé (SH) pour classification
Un document bien complété garantit un transport fluide et sans retard. Assurez-vous de toujours fournir des informations précises et conformes aux réglementations en vigueur.
Facture commerciale
En fonction de l’expéditeur et du type d’envoi, plusieurs documents d’expédition logistique peuvent être requis, notamment la facture proforma, la facture commerciale, ou encore des documents douaniers comme les formulaires CN22 et CN23.
Pour le transport de marchandises, la facture commerciale est obligatoire et sert de référence aux services douaniers pour appliquer les taxes et droits de douane.
Informations obligatoires sur la facture commerciale
Une facture commerciale complète doit inclure :
- Description détaillée du contenu (exemple : « chemises en coton taille M » plutôt que « chemises »)
- Type d’exportation (permanent, temporaire, restitution après réparation)
- Valeur déclarée hors TVA
- Quantité et poids total des articles
- Pays d’origine du produit (lieu de fabrication)
- Motif de l’exportation (vente, cadeau, échantillon, réparation)
- Codes douaniers du Système Harmonisé (SH) pour classification
Une facture commerciale bien remplie garantit une expédition sans retard et conforme aux exigences douanières. Assurez-vous de fournir des informations précises pour éviter tout blocage lors du transport.
Certificat d’origine
Le certificat d’origine est un document obligatoire pour le transport de marchandises, aussi bien pour l’importation que pour l’exportation. Délivré par la Chambre de Commerce, il atteste que le produit a été fabriqué, expédié ou transformé dans un pays donné.
Ce document peut être exigé par les douanes afin de :
- Déterminer lesdroits de douane applicables
- Accéder à des tarifs préférentiels dans certains accords commerciaux
- Assurer la conformité réglementaire à l’international
Certains pays peuvent demander des documents supplémentaires. Il est donc essentiel de vérifier les réglementations locales avant expédition.
Etiquettes et récépissés
L’étiquette d’expédition est un élément essentiel du document de livraison. Elle garantit que votre colis arrive à destination sans erreur en fournissant des informations précises sur :
- L’adresse d’enlèvement et de livraison
- Les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire
- Le numéro de suivi pour un contrôle en temps réel
- Le contenu, le poids et le nombre de colis
- Le nom du transporteur et le service sélectionné
Contrairement aux autres documents d’expédition logistique, l’étiquette doit être collée directement sur le colis pour éviter toute perte d’information pendant le transit.
Déclaration douanière CN22/CN23
Obligatoire pour le transport international, la déclaration douanière CN22/CN23 joue un rôle similaire à la facture commerciale. Elle permet aux douanes de :
- Identifier la nature des marchandises expédiées
- Déterminer les taxes et droits de douane applicables
- Faciliter le dédouanement et éviter les blocages
Ce document est essentiel pour les envois en dehors de l’Union Européenne et doit être rempli avec précision afin d’assurer une expédition fluide et conforme aux réglementations internationales.
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AUTRES DOCUMENTS DE FRET
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Bordereau d’expédition
Le bordereau d’expédition est un document obligatoire pour le transport de marchandises qui regroupe toutes les informations essentielles sur la livraison. Bien qu’il ne soit généralement pas exigé par les douanes, il complète le connaissement et mentionne :
- L’expéditeur et le destinataire
- Le contenu détaillé de chaque conteneur (quantité, marque, dimensions, poids)
- Les informations logistiques clés du transport
Ce document est souvent utilisé pour assurer une meilleure traçabilité des envois.
La lettre d’instruction de l’expéditeur
La lettre d’instruction de l’expéditeur est un document d’expédition logistique qui autorise le transporteur à agir au nom de l’expéditeur. Il s’agit d’un document crucial pour le commerce international, car il précise :
- Les informations sur l’expéditeur et le destinataire
- Les instructions de transport (lieu de départ et d’arrivée, mode de livraison)
- La description des marchandises et leurs spécifications (dimensions, poids)
- D’autres consignes spécifiques liées à l’expédition
Ce document garantit une communication claire entre les parties impliquées et assure un traitement fluide des expéditions.
Connaissement
ELe connaissement est un document d’expédition obligatoire servant de contrat de transport entre l’expéditeur et le transporteur. Il récapitule :
- La liste des marchandises transportées
- L’identité du financeur du transport
- Le point de collecte et la destination finale
Il sert aussi de titre de propriété, ce qui signifie qu’il est nécessaire pour réceptionner les marchandises à l’arrivée.
Assurance de transport ou certificat d’assurance
Une assurance transport est fortement recommandée pour couvrir d’éventuels dommages ou pertes pendant l’expédition. L’expéditeur peut souscrire une assurance via :
- L’entreprise de transport
- Une compagnie d’assurance spécialisée
Le certificat d’assurance précise la nature de la couverture et les conditions en cas de réclamation. Cette protection garantit une expédition en toute sérénité, notamment pour les marchandises de grande valeur.
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AUTRES DOCUMENTS
Liste de documents d’expédition logistique
Déclaration de marchandises dangereuses
La déclaration de marchandises dangereuses est un document obligatoire pour le transport de marchandises contenant des substances classées comme dangereuses. Ce document assure que l’expédition respecte les réglementations en vigueur et inclut :
- Les informations sur l’expéditeur et le destinataire
- La classification des marchandises selon les normes de sécurité internationales
- Les détails du chargement (nature, quantité, emballage)
- L’étiquetage conforme aux règles de transport
- Le cas échéant, la lettre de transport aérien avec les noms des aéroports de départ et d’arrivée
Une déclaration précise est essentielle pour éviter tout retard ou sanction lors du transport de ces marchandises.
Connaissement
Le connaissement est un document contractuel essentiel dans le transport maritime. Il sert de :
- Contrat de transport entre l’expéditeur et le transporteur
- Titre de propriété des marchandises transportées
- Reçu de la cargaison, signé par le transporteur, l’expéditeur et le destinataire
Ce document accompagne les biens transportés et peut être exigé lors du retrait de la marchandise à destination.
Lettre de transport aérien
La lettre de transport aérien est un document d’expédition logistique qui accompagne le chargement tout le long de son transport aérien. Elle sert de reçu par la compagnie aérienne, et de contrat entre la compagnie et l’expéditeur. Ce document fourni entre autres les informations sur le chargement, les conditions générales de vente, l’expéditeur et le destinataire.
Preuve d’enlèvement et preuve de livraison (POF)
Ces documents sont essentiels pour attester du bon déroulement du transport :
- Preuve d’enlèvement (POF) : Signée par l’expéditeur, elle confirme que la marchandise a bien été collectée par le transporteur.
- Preuve de livraison (POD) : Signée par le destinataire à la réception du colis, elle atteste que la marchandise a bien été livrée.
Ces justificatifs sont indispensables en cas de litige, de réclamation ou de suivi logistique.
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Que signifient les différents types de documents d’expédition ?
Chaque document d’expédition a un rôle spécifique. Il sert à garantir la conformité du transport, à répondre aux exigences réglementaires des pays traversés et à faciliter le dédouanement. Ces documents sont également essentiels en cas de litige, de réclamation ou d’incident pendant le transit.
Quels sont les documents obligatoires pour le transport international ?
Il est important de prendre en compte que tous ces documents de livraison ne sont pas nécessaires pour un transport international. Dans la plupart des cas, il faut avant tout fournir la facture proforma (ou la facture commerciale), le certificat d’origine ainsi que l’étiquette d’expédition. Gardez à l’esprit qu’une documentation additionnelle peut être demandée, selon les pays de départ et d’arrivée.
Comment obtenir les documents d’expédition logistique ?
L’obtention des documents dépend de leur nature. Avec Eurosender, l’étiquette d’expédition et la facture proforma sont envoyées par email, et il vous revient de les remplir avant de les remettre au transporteur lors de l’enlèvement. Certains documents sont directement générés par l’expéditeur, tandis que d’autres sont fournis par le transporteur. Pour les formulaires spécifiques, il est possible de les télécharger sur les sites des administrations compétentes.
Quels sont les documents obligatoires pour le transport de marchandises par cargo ?
Le transport de marchandises par cargo nécessite généralement une facture proforma ou une facture commerciale, un bordereau d’expédition et un connaissement. Selon les réglementations du pays de destination, des licences d’exportation peuvent également être exigées. Il est essentiel de vérifier ces exigences avant l’expédition pour éviter tout retard ou complication.
Qui doit préparer les documents d’importation et d’exportation ?
L’expéditeur est généralement responsable de la préparation des documents nécessaires à l’importation et à l’exportation. Toutefois, certains documents peuvent être fournis par le transporteur. Il est recommandé de vérifier précisément la liste des documents requis en fonction des réglementations applicables à votre envoi.