Documenti di Spedizione e Trasporto Merci

Documenti di trasporto necessari per una spedizione internazionale

Per organizzare una spedizione è necessario compilare ed avere tutti i documenti di trasporto. La documentazione necessaria per la spedizione o il trasporto merci varia a seconda della tipologia di trasporto e della tratta. All’interno della pagina abbiamo raccolto le principali informazioni riguardo i diversi documenti di trasporto richiesti per una spedizione internazionale o per l’importazione o esportazione di merci: polizza di carico, assicurazione vettoriale, etichetta di spedizione e altri.

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PACCHI E MERCI

Documentazione generale per spedizioni e trasporto merci

Fattura proforma

Una fattura proforma è un documento di trasporto necessario per le spedizioni internazionali prenotate tramite Eurosender. Riceverai la fattura proforma una volta terminata la prenotazione del servizio di spedizione. Il mittente è tenuto a compilare la fattura proforma e consegnarla al corriere assieme alla spedizione. La fattura proforma può essere utilizzata per il processo di sdoganamento per il calcolo degli importi dovuti.

La fattura proforma contiene tutte le informazioni riguardanti la spedizione, tra cui:

  • Descrizione dettagliata degli articoli (non limitarti a scrivere maglietta, ma scrivi “maglietta di cotone taglia M”);
  • Tipo di esportazione (permanente, riparazione, temporanea);
  • Valore degli articoli (valore di ciascun articolo, IVA esclusa);
  • Quantità di articoli;
  • Peso totale della spedizione;
  • Paese d’origine degli articoli (dove sono stati prodotti);
  • Motivo della spedizione (regalo, vendita, riparazione, spedizione campioni);
  • Codice HS (Harmonised System) del prodotto.

Fattura commerciale per la spedizione

In relazione alla tipologia di mittente, potrebbe essere necessario fornire una fattura proforma, la fattura commerciale oppure altra documentazione (ad esempio i documenti CN22/CN23). Per spedizioni di natura commerciale, il mittente è tenuto a fornire la fattura commerciale per il processo di sdoganamento e permettere di calcolare l’importo dei dazi doganali dovuti.

La fattura commerciale per la spedizione deve includere tutti i dettagli relativi all’acquisto, come:

  • Descrizione dettagliata degli articoli (non limitarti a scrivere maglietta, ma scrivi “maglietta di cotone taglia M”);
  • Tipo di esportazione (permanente, riparazione, temporanea);
  • Valore degli articoli (valore di ciascun articolo, IVA esclusa);
  • Quantità di articoli;
  • Peso totale della spedizione;
  • Paese d’origine degli articoli (dove sono stati prodotti);
  • Motivo della spedizione (regalo, vendita, riparazione, spedizione campioni);
  • Codice HS (Harmonised System) del prodotto.

Certificato di origine

Il rivenditore è tenuto a fornire il certificato di origine dei vari articoli, documento fornito dalla camera di commercio locale. Il certificato di origine è un documento di trasporto che permette di identificare il Paese in cui lo specifico bene è stato ottenuto, prodotto, fabbricato o lavorato. Le autorità doganali potrebbero richiedere il certificato di origine per la spedizione internazionale di merci. Alcuni Paesi potrebbero richiedere altri documenti e certificati specifici, per cui è consigliato informarsi a riguardo prima di organizzare la spedizione.

Etichetta di spedizione o lettera di vettura

L’etichetta di spedizione è un documento di trasporto che contiene informazioni riguardanti la spedizione per permette alla compagnia di trasporto la sua consegna a destinazione. Le informazioni contenute nell’etichetta di spedizione sono numerose: dettagli riguardanti mittente e destinatario, l’indirizzo del mittente, la data di ritiro, numero e peso dei colli, numero di tracciabilità, nome del vettore. In alcune situazioni l’etichetta di spedizione contiene informazioni riguardo il contenuto della spedizione oppure il metodo di spedizione utilizzato. L’etichetta di spedizione deve sempre essere attaccata direttamente e fisicamente sul pacco o sul cargo trasportato.

Dichiarazione doganale CN22/CN23

La dichiarazione doganale ha la stessa funzione della fattura commerciale per la spedizione: permettere alle autorità doganali di calcolare l’importo dovuto per l’importazione della merce. La dichiarazione doganale è un documento di trasporto necessario per tutte le spedizioni internazionali.

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TRASPORTO MERCI

Altri documenti per il trasporto merci internazionale

Packing list (bolla di accompagnamento)

La packing list (o bolla di accompagnamento) è parte integrante della documentazione di spedizione necessaria per il trasporto e comprende tutti i dettagli della transazione internazionale. Di solito, questo documento di spedizione non viene utilizzato per scopi doganali ma come documento di supporto per la preparazione della Polizza di carico (o bill of lading). Questo documento di trasporto contiene informazioni come i dettagli del destinatario e del mittente, quale articolo si trova in ciascun pacco o collo, le misure e il peso dei singoli colli, la quantità e altre informazioni aggiuntive necessarie al trasporto.

Lettera di istruzioni allo spedizioniere

La lettera di istruzioni allo spedizioniere è un documento di trasporto spesso incluso tra la documentazione per il trasporto merci. All’interno della lettera di istruzioni allo spedizioniere sono indicate informazioni e istruzioni allo spedizioniere riguardanti il trasporto merci e la consegna della spedizione stessa. La lettera di istruzioni allo spedizioniere permette al vettore di operare come spedizioniere autorizzato alla dogana. La lettera di istruzioni allo spedizioniere è un documento di trasporto che contiene informazioni come dettagli del mittente e del destinatario, la parte notificata, la partenza e la destinazione, la descrizione e le misure del prodotto e altre istruzioni speciali.

Polizza di carico interna

Di solito, l’esportatore deve compilare la polizza di carico interna che serve come contratto tra le due parti. Questo documento di trasporto per l’esportazione indica quali merci vengono trasportate, chi paga le eventuali spese, nonché le località di ritiro e di destinazione.

Polizza o assicurazione vettoriale

Per affrontare eventuali danni o perdite incorsi durante il trasporto, indipendentemente dalla modalità utilizzata, è essenziale stipulare un’assicurazione o polizza vettoriale. La polizza o assicurazione vettoriale copre eventuali danni o smarrimenti durante il trasporto della merce. La polizza vettoriale è solitamente stipulata tra lo speditore e il vettore oppure direttamente con una compagnia assicurativa.

Il certificato assicurativo specifica i dettagli dell’assicurazione o polizza vettoriale, tra cui massimale e franchigia. Il certificato contiene anche informazioni riguardanti la tipologia della merce assicurata, la destinazione e i termini e condizioni della polizza vettoriale stessa.

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ALTRI DOCUMENTI

Altri documenti di trasporto per spedizioni internazionali

Dichiarazione merci pericolose

La dichiarazione di merci pericolose è un documento di trasporto necessario per il vettore per verificare che il carico sia conforme a tutti i regolamenti per il trasporto merci. Il mittente deve fornire questo documento di spedizione in quanto contiene informazioni importanti per il vettore per la gestione della spedizione in completa sicurezza.

Polizza di carico (o Bill of Lading)

La polizza di carico (o Bill of Lading) è il principale documento di spedizione per il trasporto merci internazionale. La polizza di carico, chiamata anche lettera di trasporto merci, è utilizzata per qualsiasi modalità di trasporto merci (aerea, ferroviaria, navale o su strada). La polizza di carico o Bill of Lading rappresenta un contratto tra la compagnia logistica e lo speditore, utilizzata come prova di avvenuto ritiro da parte del vettore ed è trasportata da questi fino alla destinazione concordata. All’interno della polizza di carico sono riportate le parti coinvolte e informazioni sulla merce come la sua natura, le dimensioni, il peso e la quantità.

Lettera di vettura aerea

La lettera di vettura aerea è un documento di trasporto richiesto per la spedizione di merci via aerea. La lettera di vettura aerea serve come ricevuta della compagnia aerea internazionale ed è un documento contrattuale tra la compagnia aerea e il mittente. Questo documento di trasporto fornisce inoltre i dettagli del contenuto della spedizione, i termini e le condizioni, i dettagli del destinatario e del mittente, nonché altre informazioni.

Prova di avvenuto ritiro e prova di consegna

Due documenti di spedizione importanti sono la prova di avvenuto ritiro e la prova di consegna della spedizione. La prova di avvenuto di ritiro è un documento di trasporto che attesta e conferma l’avvenuto ritiro della spedizione da parte del vettore ed è firmato dal mittente. La prova di consegna viene consegnata al destinatario per confermare l’avvenuta consegna e l’accettazione della spedizione stessa.

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Domande frequenti sui documenti di trasporto e spedizione

Cosa significano i diversi tipi di documenti di spedizione?
Ogni documento di trasporto ha il suo scopo specifico nella logistica e nel commercio internazionale. In generale, questi documenti, moduli o certificati provano la validità della spedizione e verificano che il trasporto sia conforme alle norme e ai regolamenti dei relativi Paesi coinvolti. Questi documenti di trasporto sono anche cruciali nel caso di reclami legati a smarrimento, furto o danni durante il trasporto della merce. La maggior parte di questi documenti di spedizione, inoltre, aiutano le autorità doganali nel processo di sdoganamento.
Quali tipi di documenti di spedizione sono necessari per ogni spedizione internazionale?
Non tutti i documenti di trasporto elencati all’interno della pagina sono richiesti per una spedizione internazionale. Per la maggior parte dei servizi di spedizione è necessario, tuttavia, fornire la fattura proforma (o la fattura commerciale), il certificato di origine e l'etichetta di spedizione. In relazione ai Paesi coinvolti nella spedizione e alla tipologia di trasporto, potrebbero essere richiesti altri documenti di trasporto.
Come posso ottenere i documenti di trasporto necessari per la mia spedizione internazionale?
Dipende dal tipo di documento di trasporto richiesto. Per esempio, quando prenoti un sevizio di spedizione tramite Eurosender, ricevi l'etichetta di spedizione e la fattura proforma via e-mail, e dovrai compilare tali documenti di trasporto e consegnarli al momento del ritiro della spedizione. Di norma, alcuni documenti di trasporto sono compilati dal mittente e sono in carico allo stesso, mentre per altri documenti più specifici è il vettore stesso a fornire la documentazione di trasporto necessaria.
Quali sono i documenti di trasporto merci essenziali per l’esportazione?
I documenti di trasporto più comunemente necessari per l’esportazione di merci sono: la fattura proforma (o fattura commerciale), la packing list, la lettera di vettura aerea, la polizza di carico e altre licenze di esportazione richieste dal Paese di importazione o esportazione.
Chi prepara i documenti di trasporto per l’importazione e l’esportazione di merce?
Di norma, è responsabilità del mittente fornire tutta la documentazione di trasporto richiesta per la spedizione domestica o internazionale di merci. In alcuni casi, tuttavia, il vettore invia alcuni documenti al mittente o al destinatario.
Disclaimer: La lista di documenti di trasporto presente all’interno della pagina è valida per la maggior parte delle spedizioni in Europa ed extra-europee, tuttavia potrebbero essere richiesti altri documenti. È consigliato controllare la documentazione richiesta dallo specifico Stato prima di prenotare una spedizione.